Los Planes se deben elaborar, aprobar, y presentar ante el Protectorado competente en los últimos tres meses del año. Esto es, del 1 de octubre hasta el 31 de diciembre. Los documentos a presentar son:
- El plan de actuación que describe, para cada actividad, los datos identificativos de misma, los recursos para desarrollarla, además de los datos comunes a todas las actividades y un resumen de datos económicos.
- La certificación con el acuerdo de la aprobación del Patronato, que deberá ir firmada por el Secretario del Patronato con el visto bueno del Presidente.
- La relación de los patronos asistentes a la sesión.